内容証明郵便というのは、いつ、どういう内容の文書を誰（差出人）から誰（受取人）宛てに郵送したかということを、差出人（送り主）が作成した謄本（郵送する文書を同じ内容を記載した写しのことで、コピーが典型例です。）によって郵便局（日本郵便株式会社）が証明してくれる制度です。  

この内容証明郵便については、作成上のいろいろなルール（制限）があります。 以下のようなものです。  

１　郵送できる文書の数の制限

受取人に郵送できるのは文書1通のみに限られています（１枚ということではありません。）。

そのため、郵送する文書以外の物（図面や写真、返信用封筒等）を同封することはできません。また、為替証書や小切手等の有価証券も同封することはできません。  

２　郵送する文書に書ける文字等の制限

受取人に郵送できる文書は、次の文字または記号によって記載されていることが条件とされています。

①    仮名 ②    漢字 ③    数字 ④    英字（固有名詞に限ります。） ⑤    括弧 ⑥    句読点 ⑦    その他一般に記号として使用されるもの  

３　字数や行数の制限

(1)　字数や行数の基本ルール

字数や行数について、以下の制限があります（ただし、この制限は、謄本についてのもので、郵送する文書そのものについての制限ではありません。）。

横書きの場合は、以下の字数や行数によることとされています。

・ １行２０字以内、１枚２６行以内（５２０字）

・１行１３字以内、１枚４０行以内（５２０字）

・１行２６字以内、１枚２０行以内（５２０字）

縦書きの場合は、１行２０字以内、１枚２６行（５２０字）以内とされています。  

(2)　記号の字数

この字数制限には複雑なところがあり、句読点はそれぞれ１字とされ、また、記号は１個１字とされますが、括弧は左右（縦書きの場合は上下）を両方で１字とされ、左（縦書きの場合は上）の括弧の属する行の字数に算入されます。

（具体例）

・％・・・１文字

・㎡・・・２文字

・kg・・・２文字

・１行２６字（記号は、１個を１字とします。以下・・・２２字 　

　同じとします。）以内、１枚２０行以内で作成。・・・２１字 　

※この文の１行目の「（ 」と２行目の「 ）」とは両方で１字とされ、１行目の「（ 」が１行目の字数に算入されるので、１行目は２２字となります。また、２行目は「 ）」も含めれば２２字ですが、２行目の「 ）」と１行目の「（ 」とを合わせて１字とされ、２行目の字数としてはカウントされないので、２行目は２１字となります。

(3)　枠で囲んだ文字の字数

また、文字や数字を円、三角形、四角形等の簡単な枠で囲んだものは、各文字及び枠（１字）の合計で計算しますが、文中の序列を示す記号として使用されているものについては、全体として１字と計算します。

（具体例）

・①・・・２字

・⑩・・・３字

・(1)契約書・・・４字

※この場合の「(1)」は、文中の序列を示す記号として使用されているものなので２字ではなく１字として数えます。

・⑩契約書・・・４字

※この場合の「(1)」は、文中の序列を示す記号として使用されているものなので３字ではなく１字として数えます。

・上記のうち⑩契約書を・・・１２字 　

※この場合の「⑩」は、文中の序列を示す記号として使用されているものではないので、１字ではなく３字として数えます。  

(4)　傍点や下線等を付した場合の字数 また、文字や記号に傍点や下線等を付したものは、傍点や下線等を含めた全体を１字として計算します。 たとえば、とく(・・)に(・)は３文字、３月１３日までには８文字となります。  

(5)　１行の字数は制限時数より少なめにしておくのが無難 以上のような内容証明郵便の字数制限を考えると、枠で囲んだ文字の使用はなるべく避けるとともに、パソコンで作成する場合には１行あたりの字数を制限字数より少なめに設定しておくとよいでしょう。たとえば、２６字２０行で作成する場合には２３字くらいに設定しておくとよいでしょう。  

４　謄本の文字や記号の訂正等

謄本の文字や記号を訂正・挿入・削除するときは、その字数及び箇所を欄外または末尾の余白に記載し、差出人の印を押印します。この場合、その訂正・削除にかかる文字は明らかに読み得るように字体を残さなければなりません。  

５　謄本が2枚以上にわたる場合の契印

謄本の枚数が2枚以上にわたるときは、そのつづり目に契印をしなければなりません。

契印というのは、2枚以上の契約書が1つの連続した文書であることを証明するために、両ページにまたがって押すハンコのことです。１枚目を折り返した裏側と２枚目の表側にまたがる形でハンコを押します。

謄本のつづり目に押印する印章は、封筒に記載された差出人の印章に限られます。ただし、差出人が1名のみの場合（複数でない場合）は、差出人の印章に代えて、「契印」等つづり目を明確に示すことができる印章を用いても構いません。

６　謄本への差出人及び受取人の住所氏名の記載等

謄本には、郵便物の差出人及び受取人の住所・氏名をその末尾余白に付記しなければなりません。

ただし、その住所・氏名が郵送する文書に記載されたものと同一であるときは、原則として、付記を省略することができます。

付記された文字については謄本の字数または枚数には算入しません。

なお、余白がないとき等は、これらの事項を別に記載して添付することができます。この場合の取扱いは付記した場合と同様です。  

７　郵送する文書や謄本の末尾への内容証明郵便であることの証明文言の記載

また、受取人に郵送する文書やその謄本の末尾には、「この郵便物は令和○年○月○日第○○号書留内容証明郵便として差し出されたことを証明します。日本郵便株式会社」という記載と郵便局の押印（郵便局の受付日付印と郵便認証司の受付日付印）がされることになりますので、謄本の末尾にはある程度の余白（少なくとも５cm程度）を残しておくのがよいでしょう。